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歓迎会の案内文例!送るときに気をつけるべきこととは?

4月になると、新入社員や新入生、人事異動での部署異動などを迎える歓迎会が、色々な場所で催されるようになります。新しく仲間になるメンバーが気持ちよく新生活を送れるようにするためにも、歓迎会は欠かせません。

乾杯
幹事に指名されると、参加者への出欠の確認から場所の確保、お金のやりくり等、大変な作業が待っています。中でも、出欠の確認となる歓迎会の案内文には、頭を悩ませることになるでしょう。案内文の出来次第では、出席者の人数にも影響しかねません。また速やかに連絡をもらえないと、参加人数の把握ができず、場所の確保にも手間取る羽目になります。


今回は、そんな幹事の方が頭を悩ませる歓迎会の案内文について説明したいと思います。まずは、歓迎会の案内文の文例を紹介したいと思います。

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歓迎会の案内文!どのようなことを書けばいい?

歓迎会と一言で言っても、新入社員の歓迎会もあれば、人事異動での歓迎会もあります。学生であれば、新入生の歓迎会もあれば、ゼミでの歓迎会もあります。色々な歓迎会がありますので、それによって案内文も変化してきます。

特に案内文の書き出しにもなる文頭の挨拶文の部分が大きく変化します。あとは、歓迎会の会場の紹介と出欠の確認と言った構成になるので、その部分は、変化は必要ありません。では、具体的に案内文の例を見てみましょう。
件名:○○年度新入社員歓迎会のご案内

本文:○○部 各位

桜花満開の候、今年も新しい仲間を迎える時期となりました。
つきましては、新入社員の諸君への歓迎の意を込めまして、
下記のとおり歓迎会を 開きたいと思います。

皆様、万障お繰り合わせの上、ぜひご出席下さい。
=======================================

  1. 日時:○月○日(○曜日)○時~

  2. 場所:○○○○(場所は下記URL参照)
  3. http://www.***.***/ tel.00-0000-0000

  4. 会費 男性0,000円、女性0,000円
  5. (なお、欠席の場合も0,000円のご協力をお願いします)
=======================================
出欠は○月○日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。
会費は後日集金します。よろしくお願いします。

【出欠連絡欄】
あてはまるほうに○をつけてください
( )出席・( )欠席
[お名前         ]

………………………………………………………
幹事 ○○部 ブログ 太郎(内線0000)
E-mail:**@**.**
………………………………………………………
上記例は、新入社員歓迎会の案内をメールでする場合の例文です。構成としては、件名、宛先、挨拶文、歓迎会の会場案内(会費の説明)、出欠の確認、自分の連絡先となっています。その他の歓迎会の案内文の場合には、件名と宛先、挨拶文を変更するだけで使用可能です。

手紙
ポイントとしては、件名に歓迎会の連絡である旨をキチンと記載することです。件名が「お疲れ様です」や「お世話になっております」などでは、あまり目を引かず読まれない可能性があります。

最悪の場合、迷惑メールとして受信される可能性もあるのです。件名に、キチンと歓迎会のお知らせであることを知らせる内容を記入することで、見逃されることを防ぐことができます。

さて、最近ではメールの利用が主流になってきていますが、案内状がハガキで届くこともありますよね。ではいったい案内はメールとハガキどちらでするべきなのでしょうか?

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案内はメールとハガキどっちでする?

インターネットが普及する前であれば、案内状はハガキですると相場が決まっていました。しかし、最近では、インターネットの普及で、個人ごとにメールアドレスを持つことが当たり前になってきました。それに伴い、案内状もメールで送るケースが一般的になって来ています。

メールのメリットは、無料で素早く全員に送ることが出来ることと、素早い返信が期待できること、会場の説明などはURLで確認してもらえることなどがあります。特に会場までの地図をネットで確認してもらえるというメリットは、ハガキでは実現できないものです。

パソコンと手
大学のゼミの歓迎会などでは、関係者が一堂に会するゼミの授業中に回覧板形式で回すこともあるようです。その場で、出欠の確認が出来ることから、アナログですが、そのような方法が取られることもあります。

幹事としては、出来る限り早い段階で参加する人数を確定させたいので、そのために最適な手段を用いるべきでしょう。インターネットのサービスでも、出欠の確認ができるサービスもありますので、それらを用いるのもイイ方法だと思います。


さて、ここまで案内状の文面の具体例、送り方とご紹介してきましたが、実際に案内状を送る際には気をつけなければいけないことがあります。いったい何に気をつければいいのか・・・しっかりと確認していきましょう。


案内を送る際に気をつけるべきこと!

案内状は、今やメールでの一斉送信が当たり前になってきました。それに伴って、誤送信なども増えてきています宛先のメールアドレスに間違いがないかをキチンと確認する必要があります

特に会社での案内状の送信の場合、間違って客先に送付してしまっては、社内のメールアドレスに関する管理体制に疑問がもたれ、ビジネスに悪影響を与えてしまいます。誤送信が無いように、しっかりと確認する必要があるでしょう。

メール
また開催日時の間違いなどの単純ミスにも注意を払う必要があります。良くあるのが、以前に使用した案内文をコピーして使用する場合、以前の日時が残ってしまっているなどのミスです。日時の間違いは、参加者に混乱をもたらします。十分に確認するようにしましょう。


まとめ

歓迎会の案内文も、今ではインターネットの普及でメールでの案内が一般的になってきました。そのおかげで、素早い返信をもらえ、幹事の負担もかなり軽減されるようになっています。しかし、その反面、誤送信などで多大な迷惑をかけてしまう事例も発生していますので、十分な注意が必要になってきます。

歓迎会は、新しく迎える仲間に少しでも早く慣れてもらうための大切な会です。そのためにも、幹事の果たす役割は重要と言えるでしょう。参加者全員に楽しんでもらえる歓迎会にするためにも、案内文の役割は重要です。くれぐれも、失敗のないように注意してください。

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記事公開日: 2015年02月21日
最終更新日: 2015年06月27日

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